從零開始學做文秘工作

目　錄

第1章　接待工作　1
1.1　接待計劃　1
1.1.1　制訂接待計劃　1
1.1.2　確定接待重點和細節(jié)　3
1.1.3　制定接待費用預算　6
1.2　接待咨詢　9
1.2.1　了解來訪者需求　9
1.2.2　處理來訪者意見　10
1.3　接待禮儀　11
1.3.1　商務接待禮儀　11
1.3.2　涉外接待禮儀　14

第2章　會務工作　19
2.1　會議計劃　19
2.1.1　制訂會議計劃　19
2.1.2　編制會議預算　19
2.1.3　編制會議議程　21
2.1.4　確定會議日程　22
2.1.5　發(fā)布會議通知　23
2.2　會議策劃　25
2.2.1　制定會議方案　25
2.2.2　會場布置方案　26
2.2.3　特殊情況預案　29
2.3　會議準備　30
2.3.1　起草會議文件　30
2.3.2　協(xié)助審核文件　31
2.3.3　分發(fā)會議文件　32
2.3.4　準備會議設備　34
2.4　會議簡報　35
2.4.1　編寫會議簡報　35
2.4.2　編發(fā)會議信息　36
2.5　會議紀要　36
2.5.1　擬寫會議紀要　36
2.5.2　會議紀要示范　38
2.6　會議總結(jié)　39
2.6.1　做好會議總結(jié)　39
2.6.2　會議總結(jié)示范　40

第3章　文書寫作　43
3.1　文書寫作基礎　43
3.1.1　文書的作用　43
3.1.2　文書寫作知識　43
3.1.3　文書的格式　44
3.1.4　文書的表達　45
3.2　通用文書擬寫　47
3.2.1　決定擬寫示范　47
3.2.2　指示擬寫示范　49
3.2.3　批復擬寫示范　50
3.2.4　通報擬寫示范　52
3.2.5　決議擬寫示范　54
3.2.6　意見擬寫示范　55
3.2.7　通知擬寫示范　57
3.2.8　通告擬寫示范　59
3.2.9　公告擬寫示范　60
3.2.10　公函擬寫示范　61
3.3　企業(yè)事務文書擬寫　63
3.3.1　計劃擬寫示范　63
3.3.2　簡報擬寫示范　66
3.3.3　賀信擬寫示范　68
3.3.4　慰問信擬寫示范　69
3.3.5　感謝信擬寫示范　71
3.3.6　表揚信擬寫示范　72
3.3.7　建議書擬寫示范　73
3.3.8　申請書擬寫示范　75
3.3.9　總結(jié)擬寫示范　76
3.3.10　報告擬寫示范　79
3.3.11　請示擬寫示范　82
3.3.12　賀電擬寫示范　83
3.3.13　請柬擬寫示范　85
3.3.14　歡迎詞擬寫示范　86
3.3.15　答謝詞擬寫示范　87
3.3.16　會議開幕詞擬寫示范　88
3.3.17　制度擬寫示范　89
3.3.18　辦法擬寫示范　93
3.3.19　條例擬寫示范　100
3.3.20　規(guī)定擬寫示范　102
3.3.21　細則擬寫示范　103
3.4　公文執(zhí)行督辦　107
3.4.1　公文執(zhí)行催辦檢查　107
3.4.2　公文執(zhí)行督辦檢查　109

第4章　檔案工作　111
4.1　檔案的分類和管理事項　111
4.1.1　檔案的類別　111
4.1.2　檔案的分類　111
4.1.3　檔案的管理事項　113
4.2　檔案的收集和鑒定　113
4.2.1　檔案的收集　113
4.2.2　檔案的鑒定　115
4.3　檔案的整理和檢索　117
4.3.1　檔案的整理　117
4.3.2　檔案的檢索　120
4.4　檔案的使用和保管　123
4.4.1　檔案的借閱　123
4.4.2　檔案的保密　125
4.4.3　檔案的存儲　125
4.4.4　檔案的保管　126
4.4.5　檔案的銷毀　128
4.5　電子檔案與特殊檔案　129
4.5.1　電子檔案的管理　129
4.5.2　音像檔案的管理　130
4.5.3　照片檔案的管理　131
4.6　檔案管理規(guī)范　131
4.6.1　檔案管理規(guī)范　131
4.6.2　檔案管理規(guī)定　134
4.6.3　檔案借閱規(guī)定　135
4.6.4　檔案保密管理制度　136

第5章　信息管理工作　141
5.1　信息收集、整理與存儲　141
5.1.1　信息收集的方法　141
5.1.2　信息整理的方法　141
5.1.3　信息儲存的方法　142
5.2　信息分析、傳遞與反饋　143
5.2.1　信息分析的方法　143
5.2.2　信息傳遞的類型　144
5.2.3　信息反饋的步驟及說明　145
5.3　信息開發(fā)與利用　145
5.3.1　信息開發(fā)的方法　145
5.3.2　信息利用的途徑　146
5.3.3　信息利用的步驟　148

第6章　日常事務工作　149
6.1　保密工作　149
6.1.1　保密工作事項及要求　149
6.1.2　對文秘人員的保密要求　150
6.1.3　保密法律法規(guī)　151
6.1.4　保密措施的內(nèi)容　160
6.1.5　保密方案的內(nèi)容與執(zhí)行　161
6.2　商務活動　162
6.2.1　商務會見、會談相關事宜　162
6.2.2　商務宴請相關事宜　166
6.2.3　商務參觀相關事宜　168
6.2.4　簽字儀式相關事宜　170
6.2.5　典禮儀式相關事宜　171
6.2.6　商務談判相關事宜　173
6.2.7　商務活動策劃方案　177
6.3　差旅安排　180
6.3.1　安排差旅事項　180
6.3.2　差旅安排注意事項　181
6.3.3　酒店預訂工作　182
6.3.4　票務預訂、取消工作　183
6.3.5　應急處理工作　184
6.3.6　差旅費管理　187

第7章　人際溝通與協(xié)調(diào)工作　195
7.1　溝通的方法與技巧　195
7.1.1　與領導溝通　195
7.1.2　與下級溝通　196
7.1.3　贊美技巧　198
7.2　協(xié)調(diào)的類型與方法　198
7.2.1　協(xié)調(diào)的類型　198
7.2.2　協(xié)調(diào)的方法　199
7.2.3　協(xié)調(diào)的注意事項　200
7.2.4　協(xié)調(diào)工作的步驟　200
7.3　上下級與人際協(xié)調(diào)　201
7.3.1　與上級協(xié)調(diào)　201
7.3.2　與下級協(xié)調(diào)　203
7.3.3　人際協(xié)調(diào)的技巧　203
7.3.4　協(xié)調(diào)的說話技巧　204

第8章　督查工作　207
8.1　執(zhí)行與管理監(jiān)督　207
8.1.1　執(zhí)行監(jiān)督的原則與方法　207
8.1.2　管理監(jiān)督的含義與要求　208
8.1.3　執(zhí)行與管理監(jiān)督記錄　209
8.2　執(zhí)行與管理檢查　209
8.2.1　執(zhí)行檢查的方法與注意事項　209
8.2.2　管理檢查的特點與方法　210
8.2.3　執(zhí)行與管理檢查記錄　211

第9章　謀劃工作　213
9.1　參謀與咨詢　213
9.1.1　如何做好參謀　213
9.1.2　參謀的注意事項　214
9.1.3　如何做好咨詢　215
9.1.4　提供咨詢的注意事項　216
9.2　建議與提案　216
9.2.1　如何提出建議　216
9.2.2　提出建議的注意事項　218
9.2.3　如何撰寫提案　219
9.2.4　提案撰寫的原則和注意事項　220

第10章　辦公室管理工作　223
10.1　日常管理　223
10.1.1　文秘人員日常管理　223
10.1.2　辦公室日常管理　224
10.2　資料與印章管理　227
10.2.1　資料管理　227
10.2.2　印章管理　229
10.2.3　印章管理表單　231
10.2.4　印章保管使用制度　233

第11章　辦公自動化管理工作　237
11.1　辦公設備　237
11.1.1　常用辦公設備　237
11.1.2　辦公設備的使用與維護　237
11.1.3　辦公設備管理制度　239
11.2　計算機技術應用　241
11.2.1　辦公自動化　241
11.2.2　辦公自動化系統(tǒng)的應用　243
11.2.3　網(wǎng)絡的應用　244
11.2.4　電腦和移動存儲介質(zhì)管理　245

第12章　商務禮儀　249
12.1　自我商務禮儀　249
12.1.1　儀容管理　249
12.1.2　表情管理　250
12.1.3　儀態(tài)管理　251
12.1.4　服飾管理　253
12.1.5　語言管理　255
12.2　商務場合禮儀　256
12.2.1　約見禮儀　256
12.2.2　溝通禮儀　257
12.2.3　饋贈禮儀　261
12.2.4　聚會禮儀　263
12.2.5　會務禮儀　264
12.2.6　電話禮儀　266
12.2.7　儀式禮儀　267
12.2.8　國際禮儀　269

第13章　時間與情緒管理　271
13.1　時間管理　271
13.1.1　管理領導的時間　271
13.1.2　管理自己的時間　272
13.2　情緒管理　273
13.2.1　管理自己的情緒　273
13.2.2　管理他人的情緒　274