辦公文秘專業(yè)技能培訓教程

第1章 概述 1
1.1 秘書及秘書工作 1
1. 什么是秘書？ 1
2. 什么是秘書工作？ 1
3. 什么是秘書工作的指導思想？ 2
1.2 文秘職書素質要求 3
1. 什么是秘書工作的原則？ 3
2. 怎樣做一名出色的秘書？ 3
第2章 電腦桌面操作技能 5
2.1 Windows基本要素及使用方法 5
1. 桌面的組成如何？ 5
2. 怎樣調整任務欄？ 6
3. 怎樣設置任務欄的屬性？ 8
4. 怎樣使用開始按鈕？ 9
5. 怎樣使用鼠標？ 10
6. 怎樣設置鼠標左右鍵功能？ 11
7. 怎樣設置快捷方式？ 12
2.2 管理桌面的方法 14
1. 怎樣設置屏幕背景？ 14
2. 怎樣設置屏幕保護程序？ 15
3. 怎樣設置屏幕保護口令？ 16
4. 怎樣設置時間？ 17
5. 怎樣設置輸入法？ 18
6. 怎樣設置屏幕的分辨率？ 18
7. 怎樣清理回收站？ 19
2.3 管理文件的方法 20
1. 怎樣啟動“資源管理器”？ 20
2. “資源管理器”窗口的組成如何？ 20
3. 怎樣改變窗口的大??？ 23
4. 怎樣設置窗口外觀？ 23
5. 怎樣排列圖標？ 24
6. 怎樣創(chuàng)建新的文件夾？ 25
7. 怎樣選定單個文件夾或文件？ 25
8. 怎樣選定連續(xù)的文件夾或文件？ 25
9. 怎樣選定不連續(xù)的文件夾或文件？ 26
10. 怎樣選定全部文件夾或文件？ 26
11. 怎樣為文件夾或文件重命名？ 27
12. 怎樣復制文件夾或文件？ 27
13. 怎樣移動文件夾或文件？ 27
14. 怎樣設置文件夾共享？ 28
15. 怎樣刪除文件或文件夾？ 28
16. 怎樣設置文件或文件夾隱藏？ 29
17. 怎樣顯示隱藏的文件或文件夾？ 29
18. 怎樣格式化軟盤？ 30
19. 怎樣復制軟盤？ 31
第3章 五筆字型輸入法打字技能 33
3.1 鍵盤的使用方法 33
1. 鍵盤是怎樣分類的？ 33
2. 鍵盤上的鍵位是怎樣布局的？ 35
3. 鍵盤的指法是怎樣分工的？ 36
4. 怎樣正確操作鍵盤？ 39
3.2 五筆字型編碼基礎 40
1. 什么是漢字的筆畫與字型結構？ 40
2. 漢字字根間的結構關系是怎樣的？ 41
3.3 字根的輸入方法 42
1. 五筆鍵盤是怎樣分區(qū)的？ 42
2. 五筆鍵盤區(qū)位號是怎樣確定的？ 42
3. 什么是鍵名字根？ 42
4. 怎樣快速記憶字根？ 43
3.4 漢字的拆分及輸入方法 45
1. 拆分漢字的基本規(guī)則是什么？ 45
2. 常見部首的拆分方法是什么？ 46
3. 什么是五筆的編碼規(guī)則？ 46
4. 什么是字根碼與識別碼？ 47
5. 成字字根的輸入方法是什么？ 48
6. 怎樣用一級簡碼輸入漢字？ 48
7. 怎樣用二級簡碼輸入漢字？ 50
8. 怎樣用三級簡碼輸入漢字？ 51
9. 怎樣輸入雙字詞組？ 51
10. 怎樣輸入三字詞組？ 52
11. 怎樣輸入四字詞組？ 52
12. 怎樣輸入多字詞組？ 52
13. 怎樣使用Z鍵輸入漢字？ 52
14. 什么是重碼與容錯？ 52
第4章 五筆數碼輸入法打字技能 54
4.1 五筆數碼輸入法的由來 54
1. 什么是五筆數碼輸入法？ 54
2. 五筆數碼輸入法的功能特點有哪些？
54
3. 使用五筆數碼輸入法需要什么條件？
55
4.2 王碼鼠標的安裝和使用方法 55
1. 什么是王碼鼠標？ 55
2. 王碼鼠標的結構形式是怎樣的？ 55
3. 王碼鼠標硬件連接如何操作？ 56
4. 王碼鼠標的功能有哪些？ 57
5. 怎樣安裝王碼鼠標的驅動程序？ 58
6. 怎樣修改王碼鼠標的輸入法？ 62
7. 怎樣卸載王碼鼠標？ 63
4.3 五筆數碼輸入方法 64
1. 漢字筆畫與數字是怎樣對應的？ 64
2. 怎樣輸入漢字？ 68
3. 怎樣輸入標點符號？ 72
4. 怎樣輸入英文字母？ 73
5. 怎樣進行數值轉換？ 74
6. 怎樣進行動態(tài)造詞？ 74
7. 怎樣刪除詞庫中不再需要的詞匯？ 75
8. 常用的3種級別簡碼有哪些？ 75
9. 常見的容錯碼有哪些？ 77
第5章 Word應用技能 78
5.1 Word的啟動方法 78
1. 啟動Word的常見方法有哪些？ 78
2. 啟動Word的高級方法有哪些？ 78
5.2 Word窗口的結構形式 79
1. Word窗口的結構形式是怎樣的？ 79
2. 標題欄的作用有哪些？ 80
3. 菜單欄的作用有哪些？ 80
4. 工具欄的作用有哪些？ 81
5. 標尺的作用有哪些？ 82
6. 編輯區(qū)的作用有哪些？ 82
7. 滾動條的作用有哪些？ 82
8. 狀態(tài)欄的作用有哪些？ 82
5.3 Word 文檔的創(chuàng)建方法 83
1. 怎樣創(chuàng)建文檔？ 83
2. 怎樣打開文檔？ 85
3. 怎樣輸入中英文？ 86
4. 怎樣刪除文字？ 87
5. 怎樣插入特殊格式數字？ 87
6. 怎樣輸入特殊符號？ 88
7. 怎樣輸入日期與時間？ 89
8. 怎樣輸入文本框？ 90
9. 怎樣調整文本框？ 90
10. 怎樣刪除文本框？ 92
11. 怎樣設置文字方向？ 92
12. 怎樣插入剪貼畫？ 92
13. 怎樣插入第3方圖片？ 93
14. 怎樣操作圖形？ 94
15. 怎樣縮放圖片？ 99
16. 怎樣繪制圖形？ 100
17. 怎樣設置圖形的疊放層次？ 102
18. 怎樣設置圖形的旋轉和翻轉？ 103
19. 怎樣插入藝術字體？ 104
20. 怎樣添加藝術效果？ 105
21. 怎樣保存文檔？ 108
5.4 Word文檔的排版與打印方法 111
1. 怎樣設置字體與字號？ 111
2. 怎樣設置字形？ 113
3. 怎樣改變字符顏色？ 114
4. 怎樣設置段落對齊方式？ 115
5. 怎樣設置段落縮進？ 116
6. 怎樣設置頁邊距？ 120
7. 怎樣設置紙張大小？ 121
8. 怎樣設置分頁符？ 121
9. 怎樣創(chuàng)建頁眉和頁腳？ 122
10. 怎樣創(chuàng)建不同的頁眉和頁腳？ 123
11. 怎樣創(chuàng)建首頁和奇/偶不同的頁眉
和頁腳？ 124
12. 怎樣編輯頁眉和頁腳？ 125
13. 怎樣刪除頁眉和頁腳？ 125
14. 怎樣插入頁碼？ 125
15. 怎樣刪除頁碼？ 126
16. 怎樣格式化頁碼？ 126
17. 怎樣打印文檔？ 127
5.5 Word表格的創(chuàng)建方法 129
1. 什么是“表格和邊框”工具欄？ 129
2. 怎樣創(chuàng)建表格？ 130
3. 怎樣調整表格的行高？ 132
4. 怎樣調整表格的列寬？ 133
5. 怎樣插入或刪除表格的行或列？ 133
6. 怎樣插入或刪除單元格？ 134
7. 怎樣拆分與合并單元格？ 134
8. 怎樣移動和復制單元格？ 135
9. 怎樣設置文字的對齊方式？ 135
10. 怎樣改變表格的邊框線？ 136
11. 怎樣添加表格的底紋？ 137
12. 怎樣自動套用格式？ 138
第6章 Excel應用技能 140
6.1 Excel的啟動方法 140
1. 怎樣用快捷方式啟動Excel？ 140
2. 怎樣用開始菜單方式啟動Excel？ 142
3. 怎樣用直接方式啟動Excel？ 142
6.2 Excel窗口的結構形式 142
1. Excel窗口的結構形式是怎樣的？ 142
2. 標題欄的作用有哪些？ 143
3. 菜單欄的作用有哪些？ 143
4. 工具欄的作用有哪些？ 144
5. 編輯欄的作用有哪些？ 147
6. 工作區(qū)的作用有哪些？ 147
6.3 創(chuàng)建工作簿與操作工作表的方法 148
1. 怎樣直接創(chuàng)建工作簿？ 148
2. 怎樣根據模板創(chuàng)建工作簿？ 148
3. 怎樣保存文件？ 149
4. 怎樣將工作簿保存為副本？ 149
5. 怎樣將工作簿保存為網頁文件？ 149
6. 怎樣切換工作表？ 150
7. 怎樣選定工作表？ 151
8. 怎樣插入工作表？ 151
9. 怎樣復制工作表？ 152
10. 怎樣移動工作表？ 152
11. 怎樣拆分工作表？ 152
12. 怎樣輸入文本？ 153
13. 怎樣輸入數字？ 154
14. 怎樣輸入自動遞增數字？ 154
15. 怎樣輸入自動遞減數字？ 155
16. 怎樣輸入帶貨幣符號的數字？ 156
17. 怎樣為已有的數字添加貨幣符號？
156
18. 怎樣自動求和？ 157
19. 怎樣求平均值？ 158
20. 怎樣輸入日期與時間？ 160
21. 怎樣實現單關鍵字排序？ 160
22. 怎樣實現多關鍵字排序？ 162
23. 怎樣實現漢字排序？ 164
24. 怎樣按行排序？ 165
25. 怎樣按列排序？ 166
26. 怎樣自動篩選？ 166
27. 怎樣篩選到別處？ 169
6.4 工作表的編輯方法 172
1. 怎樣選定行？ 172
2. 怎樣選定列？ 173
3. 怎樣選定整個工作表？ 174
4. 怎樣插入行？ 175
5. 怎樣插入列？ 175
6. 怎樣插入單元格？ 175
7. 怎樣插入工作表？ 176
8. 怎樣刪除行？ 177
9. 怎樣刪除列？ 177
10. 怎樣刪除單元格？ 177
11. 怎樣刪除工作表？ 178
12. 怎樣調整行高？ 179
13. 怎樣調整列寬？ 181
14. 怎樣設置邊框？ 181
15. 怎樣設置背景和圖案？ 182
16. 怎樣打印文檔？ 183
6.5 文字的編輯方法 184
1. 怎樣復制？ 184
2. 怎樣剪切？ 184
3. 怎樣粘貼？ 185
4. 怎樣刪除內容？ 186
5. 怎樣刪除格式？ 186
6. 怎樣全部刪除？ 187
7. 怎樣查找與替換？ 188
8. 怎樣選擇對齊方式？ 190
9. 怎樣設置文字方向？ 193
10. 怎樣進行列轉換？ 194
6.6 圖表的制作方法 196
1. 怎樣創(chuàng)建圖表？ 196
2. 怎樣移動圖表的位置？ 199
3. 怎樣改變圖表的大??？ 200
4. 怎樣向圖表添加數據？ 201
5. 怎樣修飾圖表？ 202
第7章 PowerPoint應用技能 204
7.1 PowerPoint啟動與退出方法 204
1. 怎樣啟動PowerPoint？ 204
2. 怎樣退出PowerPoint？ 205
7.2 PowerPoint窗口的結構形式 205
1. PowerPoint窗口如何組成？ 205
2. PowerPoint功能區(qū)如何組成？ 205
3. 標題欄有何作用？ 206
4. 菜單欄有何作用？ 206
5. 常用工具欄有何作用？ 207
6. 格式工具欄有何作用？ 208
7. 繪圖工具欄有何作用？ 209
8. 工作區(qū)如何組成？ 210
9. 滾動條有何作用？ 211
10. 狀態(tài)欄有何作用？ 212
7.3 建立PowerPoint演示文稿的方法 212
1. 怎樣利用“設計模板”建立演示文稿？
212
2. 怎樣利用“提示向導”建立演示文稿？
214
3. 怎樣利用“空演示文稿”建立演示
文稿？ 217
7.4 編輯演示文稿的方法 219
1. 怎樣輸入和編輯文字？ 219
2. 怎樣設置字符格式？ 219
3. 怎樣復制和移動文本？ 220
4. 怎樣使用項目符號？ 221
5. 怎樣插入剪貼畫？ 223
6. 怎樣插入來自文件的圖片？ 224
7. 怎樣改變圖片的大??？ 226
8. 怎樣改變圖片的位置？ 229
9. 怎樣裁剪圖片？ 229
10. 怎樣為圖片添加邊框？ 230
11. 怎樣利用模板建立圖表幻燈片？ 231
12. 怎樣向已有的幻燈片中插入圖表？ 231
13. 怎樣編輯圖表？ 232
14. 怎樣向已有的幻燈片中插入表格？
235
15. 怎樣修改表格？ 236
16. 怎樣設置表格邊框？ 239
17. 怎樣設置表格顏色？ 240
18. 怎樣插入組織結構圖？ 241
19. 怎樣編輯組織結構圖？ 241
20. 怎樣插入聲音或影片？ 242
7.5 設置幻燈片放映效果 245
1. 怎樣切換幻燈片？ 245
2. 怎樣為幻燈片添加動畫效果？ 246
3. 怎樣設置自定義放映？ 247
4. 怎樣設置放映時間？ 248
7.6 設置幻燈片放映方式 250
1. 怎樣設置幻燈片的放映范圍？ 250
2. 怎樣控制幻燈片的放映方式？ 250
3. 怎樣打包演示文稿？ 251
第8章 網絡應用技能 254
8.1 局域網的使用方法 254
1. 什么是局域網？ 254
2. 局域網的主要特點是什么？ 254
3. 局域網的主要用途有哪些？ 254
4. 怎樣共享局域網上的資源？ 255
8.2 普通Modem接入Internet的方法 257
1. 什么是普通Modem？ 257
2. 怎樣安裝Modem設備？ 257
3. 怎樣安裝Modem驅動程序？ 258
4. 怎樣創(chuàng)建連接？ 259
5. 怎樣撥號進入Internet 261
8.3 ADSL寬帶接入Internet的方法 263
1. 什么是ADSL？ 263
2. 怎樣申請安裝ADSL？ 263
3. 安裝ADSL需要什么設備？ 264
4. 怎樣安裝ADSL設備？ 264
5. 怎樣安裝ADSL軟件？ 264
6. 怎樣安裝網卡？ 265
8.4 互聯網的使用方法 270
1. 怎樣申請免費郵箱？ 270
2. 怎樣書寫和發(fā)送電子郵件？ 271
3. 怎樣在網上搜索資料？ 272
4. 怎樣從網上下載資料？ 274
5. 怎樣收藏網站？ 276
6. 怎樣設置默認的網頁？ 276
7. 怎樣正確使用QQ？ 277
第9章 辦公軟件及設備應用技能 280
9.1 常用辦公軟件的安裝方法 280
1. 怎樣安裝Windows 98 SE 280
2. 怎樣安裝Office 2000 289
3. 怎樣下載與安裝WinZip 293
4. 怎樣用WinZip解壓縮文件？ 296
9.2 傳真機的購買與使用方法 300
1. 傳真機如何分類？ 300
2. 怎樣購買傳真機？ 301
3. 怎樣安裝傳真機？ 302
4. 怎樣使用傳真機？ 303
9.3 掃描儀的購買與使用方法 303
1. 掃描儀如何分類？ 303
2. 怎樣購買掃描儀？ 304
3. 怎樣安裝掃描儀？ 306
4. 怎樣使用掃描儀？ 306
9.4 打印機的購買與使用方法 309
1. 針式打印機如何分類？ 309
2. 怎樣購買針式打印機？ 309
3. 激光打印機如何分類？ 309
4. 怎樣購買激光打印機？ 310
5. 噴墨打印機如何分類 312
6. 怎樣購買噴墨打印機？ 313
7. 怎樣安裝打印機？ 314
8. 怎樣使用針式打印機？ 318
9. 怎樣使用激光打印機？ 320
10. 怎樣使用噴墨打印機？ 322
9.5 復印機的購買與使用方法 324
1. 復印機如何分類？ 324
2. 怎樣購買復印機？ 324
3. 怎樣使用復印機？ 325
4. 怎樣保養(yǎng)復印機？ 326
9.6 數碼照相機的購買與使用方法 326
1. 數碼照相機如何分類？ 326
2. 怎樣購買數碼照相機？ 327
3. 怎樣使用數碼照相機？ 329
4. 怎樣保養(yǎng)數碼照相機？ 330
第10章 公文及常用文書寫作技能 331
10.1 基本知識 331
1. 什么是公文？ 331
2. 公文的種類有多少？ 331
3. 行文規(guī)則是怎樣確定的？ 331
10.2 事務性公文的寫法 333
1. 怎樣寫設想？ 333
2. 怎樣寫規(guī)劃？ 335
3. 怎樣寫計劃？ 336
4. 怎樣寫要點？ 339
5. 怎樣寫安排？ 340
6. 怎樣寫總結？ 342
7. 怎樣寫述職報告？ 344
8. 怎樣寫講話稿？ 346
9. 怎樣寫開幕詞？ 350
10. 怎樣寫閉幕詞？ 351
11. 怎樣寫調查報告？ 353
10.3 行政性公文的寫法 355
1. 怎樣寫通知？ 355
2. 怎樣寫通告？ 357
3. 怎樣寫通報？ 358
4. 怎樣寫報告？ 360
5. 怎樣寫請示？ 363
6. 怎樣寫批示？ 365
7. 怎樣寫批復？ 366
8. 怎樣寫決議？ 368
9. 怎樣寫決定？ 369
10. 怎樣寫公告？ 370
11. 怎樣寫會議紀要？ 372
12. 怎樣寫函？ 375
10.4 法律性公文的寫法 376
1. 怎樣寫制度？ 376
2. 怎樣寫規(guī)則？ 378
3. 怎樣寫規(guī)定？ 379
4. 怎樣寫守則？ 382
5. 怎樣寫辦法？ 382
6. 怎樣寫細則？ 383
10.5 專用書信的寫法 385
1. 怎樣寫證明信？ 385
2. 怎樣寫表揚信？ 386
3. 怎樣寫感謝信？ 386
4. 怎樣寫慰問信？ 387
5. 怎樣寫申請書？ 387
10.6 其他公文的寫法 388
1. 怎樣寫祝詞？ 388
2. 怎樣寫聲明？ 390
3. 怎樣寫訃告？ 391
4. 怎樣寫悼詞？ 391
【附錄一】中國共產黨機關公文處理條例 394
【附錄二】國家行政機關公文處理辦法 400
【附錄三】國家機關公文格式 406
l 主題內容與適應范圍 406
2 引用標準 406
3 公文用紙幅面尺寸與圖文區(qū)尺寸 406
4 公文圖文區(qū)的劃分 407
5 數據項目區(qū)域及數據項目表達規(guī)則 407
6 排版形式與字體字號的選用 410
7 標點符號的使用 410
【附錄四】常用網址 411
一. 中國中央政府機構常用網址 411
二. 中國地方政府機構常用網址 412
三. 熱門網站 422
參考文獻 424