中國標(biāo)準(zhǔn)行政公文

　　片斷：（二）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用行政公文是傳達(dá)政令的工具。各級(jí)行政機(jī)關(guān)通過制發(fā)各種公文，傳達(dá)國家的方針政策，貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，有針對(duì)性地解決實(shí)際工作問題，因而具有領(lǐng)導(dǎo)作用。有些領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)下發(fā)的公文，或比較靈活地提出“供各地參照”、“可參考執(zhí)行”等，或?qū)ο录?jí)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)、事務(wù)進(jìn)行具體指導(dǎo)，則具有指導(dǎo)作用。后記：后記本書的梓行面世融入了領(lǐng)導(dǎo)、師長和朋友的心血，它是眾慧共發(fā)的產(chǎn)物。編寫一本標(biāo)準(zhǔn)行政公文讀本，是于成鯤老師促成的。于老師作為中國內(nèi)地、港澳臺(tái)通用應(yīng)用文叢書編委會(huì)主要負(fù)責(zé)人之一，不但在上海、香港成功地組織并主持了兩次高層次學(xué)術(shù)研討會(huì)，而且為獎(jiǎng)掖后學(xué)，將編寫《中國標(biāo)準(zhǔn)行政公文》一書的任務(wù)交給了我。1996年，于老師在香港講學(xué)期間，多次給我來信，對(duì)本書框架作了總體設(shè)計(jì)。12月我到香港參加會(huì)議時(shí)，又耳提面命，對(duì)本書內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)詢問和具體指導(dǎo)，比如每章一節(jié)《說明》文字，就是于老師在香港替我敲定的。我由于教學(xué)任務(wù)、行政雜務(wù)和家務(wù)纏身，書稿寫作斷斷續(xù)續(xù)，進(jìn)展緩慢，每欲中輟，于老師總是熱情鼓勵(lì)，使我增添了信心，堅(jiān)持下來。1997年4月中旬，書稿初成，于老師又親自出面邀請(qǐng)國內(nèi)公文學(xué)方面有關(guān)專家，會(huì)同復(fù)旦大學(xué)出版社同志，在杭州新新飯店對(duì)本書進(jìn)行仔細(xì)審稿?？梢赃@樣說，沒有于老師自始至終的厚愛、鼓勵(lì)和指導(dǎo)，本書是不可能與讀者見面的。本書在撰寫和審稿期間，得到了著名化學(xué)家、杭州大學(xué)校長鄭小明教授，浙江省委辦公廳主任俞文華同志和副主任葉明同志，杭州大學(xué)中文系系主任肖瑞峰教授以及我的好友、溫州甌海區(qū)工商銀行連振泉同志的關(guān)心、支持和有力幫助，在此特致誠摯的謝忱。我還要衷心感謝為本書審稿的領(lǐng)導(dǎo)和專家，感謝為本書作序的李欣老和李昌遠(yuǎn)同志，感謝復(fù)旦大學(xué)出版社的領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任編輯杜榮根先生。本書名為《中國標(biāo)準(zhǔn)行政公文》，這“標(biāo)準(zhǔn)”二字僅僅是相對(duì)而言，只是想說明本書是嚴(yán)格按國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定撰寫，取比較規(guī)范之意而已。限于時(shí)間的匆促和學(xué)識(shí)的淺疏，書中定會(huì)有錯(cuò)訛之處，特別是少數(shù)例文尚欠“標(biāo)準(zhǔn)”，自己都不夠滿意，對(duì)此我感到不勝愧惶，只有祈請(qǐng)專家和同行師友的批評(píng)、指正。作者1997年7月于杭州大學(xué)中文系本書前言序言（一）努力提高我國行政公文質(zhì)量李欣為適應(yīng)中國內(nèi)地與香港、澳門、臺(tái)灣往來和交流日益頻繁的形勢需要，進(jìn)一步提高我國行政公文的撰寫質(zhì)量與處理效率，由“中國內(nèi)地、港、澳、臺(tái)通用應(yīng)用文叢書”編委會(huì)委托李孝華先生編寫的《中國標(biāo)準(zhǔn)行政公文》一書，即將付梓出版。時(shí)值1997年7月1日香港回歸祖國之際，舉國共賀，普天同慶，本書出版更加一層喜迎氣氛，為此，我感到由衷的欣慰并表示熱烈祝賀。香港、澳門和臺(tái)灣，都是我們偉大祖國的一部分。由于各自社會(huì)制度不同，又各自處在不同地區(qū)，因而行政公文與祖國內(nèi)地有很多不同之處；即使港、澳、臺(tái)之間，也有不小差異。本書的編寫出版，對(duì)相互交流情況、取長補(bǔ)短、逐漸貼近將起很好的作用。中國行政公文有它特定的功能、特點(diǎn)和行文條件。它們構(gòu)成了撰發(fā)公文的規(guī)矩。人們行文、撰寫公文都必須遵循它的規(guī)矩，按規(guī)矩辦事。俗話說：沒有規(guī)矩不成方圓。行文要遵守行文規(guī)矩，否則就會(huì)失去文效，乃至亂了套，導(dǎo)致行文全盤失敗。中國行政公文的功能，不外乎行令、明法、宣意、傳情、為證、紀(jì)實(shí)。說得清楚一點(diǎn)，就是傳載領(lǐng)導(dǎo)、管理集團(tuán)的決策，載明法規(guī)條令，宣傳行文者的主張、意見，為決策和實(shí)施決策傳遞信息，為管理者辦事提供憑證，記錄公務(wù)活動(dòng)的歷史等?？梢?，它為領(lǐng)導(dǎo)者、管理者、社會(huì)活動(dòng)者的統(tǒng)治、管理和交流活動(dòng)——治國理政充當(dāng)有力的工具。行文者都想使其公文體現(xiàn)上述功能的一項(xiàng)或幾項(xiàng)，都期望自己的行文達(dá)到預(yù)期目的。可是要收到預(yù)期效果必須具備一定的條件：一是行文單位必須被賦予相應(yīng)的權(quán)力，而且行文內(nèi)容必須限在其權(quán)力所及范圍之內(nèi)，否則沒有人會(huì)理會(huì)他的行文意圖。受文者會(huì)說：“他管不著我們”，“我們的事與他無關(guān)”。二是行文單位必須嚴(yán)肅認(rèn)真，對(duì)自己的行文內(nèi)容負(fù)責(zé)，不是隨意說話，不是言而無信，否則也不會(huì)有人理會(huì)他的意圖。受文者會(huì)說：“他們說話不算數(shù)，不理他們”。三是行文必須符合行文規(guī)范，否則，受文者會(huì)說：“這哪里是文件”。四是行文內(nèi)容必須意精事確、切實(shí)可行。否則，即使寫得天花亂墜，也難收行文之效，受文者會(huì)說：“脫離實(shí)際，滿紙荒唐”。這些都是行文收效的必須條件，也是它的規(guī)律。有些人以為行文萬能，以為發(fā)一紙公文就能解決存在的一切實(shí)際矛盾，動(dòng)輒說：“發(fā)個(gè)文件，規(guī)定幾條”！豈不知，文件是發(fā)了，因?yàn)椴痪邆渖鲜鰲l件，徒是一張廢紙而已。中國行政公文還有自己的特點(diǎn)。這就是：事主，即必須忠實(shí)于制發(fā)者的意圖，為他的利益服務(wù)；定向，即在制發(fā)時(shí)先定下是對(duì)誰而發(fā)，多數(shù)是一對(duì)一，少部分是一對(duì)眾多家，例如通發(fā)文件，但也有范圍限定；直書，即秉筆直言，注重準(zhǔn)確、明白、流暢，使讀者一看就懂，不可拐彎抹角，吊懸念，搞曲折，把讀者引向渺茫；有式，即有格式約束，如有上行文、下行文、平行文之分，有報(bào)告、請(qǐng)示、通知、指示等文種的區(qū)別，還有這個(gè)那個(gè)很多附加要求。這些不同于其他文章的特點(diǎn)，要求撰制者一一遵守，如有差錯(cuò)，輕者鬧出笑話，重者可能鑄成工作失誤。中國行政公文的以上這些功能、條件和特點(diǎn)等等，是公文撰發(fā)者必須明了、遵守的規(guī)矩。歷史已經(jīng)證明，要提高公文制發(fā)水平，進(jìn)行優(yōu)質(zhì)高效的行政管理，都應(yīng)遵循這些規(guī)矩。中國現(xiàn)行行政公文的寫作與處理，除臺(tái)灣、香港、澳門地區(qū)或另有規(guī)定，或有實(shí)際運(yùn)作外，在近年，是以1994年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作為規(guī)范和準(zhǔn)繩。因?yàn)椤豆奶幚磙k法》是迄今為止我國行政公文歷史上最新、最完整、最全面的法規(guī)。它的實(shí)施，昭示著我國行政公文處理工作步入了法制化軌道，昭示著我國行政公文處理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，并為辦公自動(dòng)化提供了基礎(chǔ)。它實(shí)施以來，我國行政公文的撰制質(zhì)量和處理效率有了明顯的提高，這是有目共睹的事實(shí)。但是，在肯定已有成績的同時(shí)，在行政公文具體撰制和處理中，我們還應(yīng)看到存在著的不盡如人意的地方，如文理和體式不斷改善又不斷出現(xiàn)毛病，行文不夠規(guī)范，內(nèi)容平庸無力，乃至套話、大話、空話連篇，文字錯(cuò)訛，邏輯混亂，文種混用誤用等現(xiàn)象是常見的毛病。此外，就是公文仍嫌量多、篇長，多到成山、成災(zāi)；長到令人望而生畏。這些通病，說明我們的公文狀況并不是各方面都好。公文內(nèi)容的優(yōu)與劣，公文篇幅的長與短，公文數(shù)量的多與少，是我國歷史上公文改革也是現(xiàn)代公文改革的主題。一切公文工作者、秘書人員都應(yīng)把握這個(gè)主題，把公文行文和撰寫工作做好，共同努力，把公文質(zhì)量全面搞上去。李孝華先生撰寫《中國標(biāo)準(zhǔn)行政公文》，就是在這方面所做的一件很有意義的工作。無論對(duì)于內(nèi)地、港澳臺(tái)廣大民眾了解、學(xué)習(xí)和使用行政公文，還是對(duì)于提高秘書人員和公務(wù)員的公文寫作水平，都不無裨益?？v觀《中國標(biāo)準(zhǔn)行政公文》，我認(rèn)為至少有三點(diǎn)值得肯定：一是規(guī)范。全書嚴(yán)格按照《公文處理辦法》有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定撰寫。第一章行政公文概述，是對(duì)《公文處理辦法》中“總則”、“行文規(guī)則”部分的內(nèi)容衍化；第二章至十三章，緊緊扣住13種文種的寫作要領(lǐng)，展開具體闡述；第十五章是對(duì)公文辦理的程序、內(nèi)容和方法的系統(tǒng)說明，建構(gòu)了一種與《公文處理辦法》趨同的較為嚴(yán)密的理論框架和實(shí)踐體系。避免了某些公文寫作教材追新求異，自行其是，另搞一套，帶著較強(qiáng)隨意性和“游擊”習(xí)氣的弊病。二是簡明和實(shí)用。由于作者已經(jīng)考慮到本書主要是供內(nèi)地城鄉(xiāng)和港澳臺(tái)民眾學(xué)習(xí)使用的，所以在揭示行政公文的個(gè)性特征和基本規(guī)律的同時(shí)，力求簡潔明了，通俗易懂。在對(duì)具體文種的概念、特點(diǎn)、分類、格式規(guī)范和寫作注意事項(xiàng)進(jìn)行表述時(shí)，不僅深入淺出，要言不煩，而且配以規(guī)范的例文并加以評(píng)析，給讀者以切實(shí)指導(dǎo)，顯現(xiàn)出實(shí)用性、可操作性強(qiáng)的特色。三是有一定理論深度。本書雖為通用讀本，卻不乏獨(dú)到的理論探索。尤其是每一章內(nèi)一節(jié)“說明”文字，對(duì)文種嬗變狀況進(jìn)行梳理，對(duì)寫作的關(guān)節(jié)問題進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，從而加深讀者對(duì)每一文種的認(rèn)識(shí)和理解，也給全書增添了新意和生氣，這些都是值得贊賞的。這里有一點(diǎn)需要說明：由于作者力求本書簡明、易讀、易行，也由于作者是沿著《公文處理辦法》的脈絡(luò)著述，本書不可能就中國行政公文作更全面、詳盡的論述。雖在第14章對(duì)部分常用行政公文作了簡介，但重點(diǎn)還在《公文處理辦法》規(guī)定的13種文種方面。對(duì)此，讀者可以融會(huì)貫通，推及方方面面加以理解。總之，本書規(guī)范、簡明、實(shí)用又不失理論深度，說明李孝華先生花費(fèi)了不少心血與努力，這是值得贊揚(yáng)和尊敬的。我和李孝華先生曾在1495年新疆的一次學(xué)術(shù)研討會(huì)上見過一面，這次應(yīng)中國內(nèi)地、港澳臺(tái)叢書正副主編裴顯生、于成鯤教授和李孝華副教授之邀，赴杭州審稿，心情自然高興，特寫這篇短文，把本書推薦給讀者。我相信，本書將會(huì)受到內(nèi)地、港澳臺(tái)廣大秘書工作者和公務(wù)員的歡迎，并對(duì)中國公文寫作學(xué)的建設(shè)作出積極的貢獻(xiàn)。一九九七年五月十五日于北京

暫缺《中國標(biāo)準(zhǔn)行政公文》作者簡介